Програма дозволяє управляти власним автопарком, автоматизувати диспетчеризацію перевезень та оперативний облік в усіх супутніх ділянках (робота водіїв, паливно-мастильні матеріали, автомобілі та агрегати, ремонти, запчастини і витратні матеріали тощо). Відмінна особливість програми – продуманий довідник тарифів, що дозволяє гнучко налаштовувати дію складних тарифів для контрагентів, маршрутів, моделей транспортних засобів та інше.
Галузеве рішення "BAS Управління автотранспортом Стандарт" призначене для автоматизації управлінського і оперативного обліку в автотранспортних підприємствах і організаціях, а також в автотранспортних підрозділах торгових, виробничих та інших підприємств, які використовують автотранспорт для власних потреб.
Рішення складається з наступних основних підсистем:
- Управління автопарком
- Управління замовленнями і диспетчеризація
- Облік подорожніх листів
- Облік ПММ і технічних рідин
- Облік ремонтів і агрегатів
- Облік ДТП і штрафів
- Складський облік запчастин і витратних матеріалів
- Облік роботи водіїв
- Взаєморозрахунки з контрагентами
- Облік доходів і витрат
- Обмін даними з "BAS Бухгалтерія"
Управління замовленнями і диспетчеризація
Вирішуються такі завдання:
- облік та розподіл замовлень на автомобілі
- облік рознарядок
- робота з маршрутними листами
"BAS Управління автотранспортом Стандарт" має зручну систему обліку і розподілу замовлень на автомобілі.
Замовлення на автотранспорт можуть враховуватися від внутрішніх підрозділів компанії і від сторонніх контрагентів.
У замовленні на транспортний засіб (ТЗ) враховуються:
- адреси та часові вікна доставки вантажів
- параметри і характеристики вантажу
- послуги, що надаються в рамках перевезення вантажу
- вимоги до транспорту
У програмі можливо формувати добові рознарядки на транспорт. Виписка рознарядки на випуск автомобілів відбувається з урахуванням різних режимів роботи ТЗ і графіків роботи водіїв.
АРМ Диспетчера
Основне призначення автоматизованого робочого місця (АРМ) Диспетчера – допомога у відпрацюванні замовлень покупців і формування завдань на перевезення.
Можливості:
- швидкий підбір замовлень
- заповнення документів "Маршрутний лист"
- робота з журналом "Маршрутні листи"
- робота з журналом "Подорожні листи"
- групове формування і друк документів "Рознарядка"
Взаєморозрахунки з контрагентами
Вирішуються такі завдання:
- ведення прейскурантів і тарифів на транспортні послуги
- розрахунок вартості наданих послуг
- формування документів реалізацій, рахунків та актів, реєстрів
Відмінна особливість програми – продуманий довідник тарифів, що дозволяє створювати складні тарифи, гнучко налаштовувати їхню дію для контрагентів і договорів контрагентів, для маршрутів, для моделей ТЗ та інше.
У програмі можливо:
- налаштувати залежність величини тарифу від обсягу виконаної роботи
- встановлювати фіксовані тарифи
- створювати складні тарифи
На підставі діючих тарифів програма може автоматично розраховувати вартість наданих транспортних послуг в документі "Товарно-транспортна накладна", який може бути створений усередині подорожнього листа.
За довільний період часу для клієнтів можуть бути сформовані рахунки і акти послуг з різним ступенем деталізації.
Крім рахунків і актів можна сформувати реєстр наданих послуг.
Підтримується вивантаження документів реалізації в програму "BAS Бухгалтерія".
Облік доходів і витрат
Вирішуються завдання:
- облік прямих оперативних витрат на власний транспорт
- гнучка настройка бази для розподілу доходів і витрат
- облік інших витрат на автомобілі
Прямі витрати визначаються на підставі подорожніх і ремонтних листів: вартість ПММ, вартість ремонтів і технічного обслуговування автомобілів, амортизація, знос шин.
Для кожної зі статей доходів/витрат, а також статей собівартості є можливість задати базу, спосіб і варіант розподілу між аналітиками.
Звіти за витратами можна отримувати в різних розрізах аналітики, наприклад, в розрізі замовлень на ТЗ, автомобілів, підрозділів або в розрізі замовників.
За підсумками роботи можна проаналізувати рентабельність роботи транспорту.
Управління автопарком
Вирішуються основні завдання:
- ведення довідника транспортних засобів
- облік документів ТЗ та водіїв, контроль закінчення їх термінів дії
- облік виробітку ТЗ і обладнання
Вся основна інформація про автомобілі компанії зберігається у довіднику "Транспортні засоби та обладнання".
Норми проходження планового технічного обслуговування задаються за моделями ТЗ. Програма дозволяє налаштовувати норми ТО як за різними параметрами виробітку (пробіг, кількість виконаних операцій, напрацювання в мотогодинах і т.д.), так і в залежності від календарних строків.
При наближенні чергового ТО автомобіль потрапляє до звіту "Контроль термінів наближення ТО", а в списку ТЗ він виділяється спеціальною піктограмою.
Функціональні можливості програми також дозволяють:
- вести облік і контроль терміну дії будь-яких документів водіїв та автомобілів
- завантажувати та зберігати скан-копії документів у системі
При закінченні терміну дії документа в списку ТЗ автомобіль позначається спеціальною піктограмою, а зведену інформацію можна отримати у спеціалізованому звіті.
Інформація за простроченими документами автоматично переноситься до архіву.
Облік подорожніх листів
У програмі можна виписувати і обробляти подорожні листи різних видів:
- легкового автомобіля
- вантажного автомобіля (погодинний, відрядний)
- спеціального автомобіля
- міжміського автомобіля
- автобуса
- фізичної особи-підприємця
- рапорт про роботу будівельної машини
Всі перераховані друковані форми подорожніх листів є уніфікованими.
Виписка подорожнього листа виконується як ручним введенням, так і автоматичною пакетною випискою. Режим пакетної виписки особливо зручний для підприємств з великим автопарком, оскільки дозволяє за короткий проміжок часу сформувати і роздрукувати подорожні листи з мінімальними трудовитратами диспетчера.
При обробці подорожнього листа програма розраховує параметри виробітку ТЗ і водіїв за рейсом (пробіг з вантажем, час в наряді, у роботі, у простої та інші), а також нормативні та фактичні витрати ПММ і технічних рідин (ТР) автомобілів.
На підставі даних подорожніх листів програма формує аналітичні звіти:
- Напрацювання обладнання в мотогодинах
- Карка роботи ТЗ
- Пробіг ТЗ
- Виробіток транспортних засобів
- Діаграма стану ТЗ (у вигляді діаграми Ганта)
- та інші звіти
Облік ПММ і технічних рідин
Вирішуються такі завдання:
- облік оборотів і витрати палива та ТР в розрізі кожного автомобіля
- облік фактів економії та перевитрат палива водіями в кожному рейсі
- контроль і інвентаризація залишків ПММ та технічних рідин на ТЗ
Розрахунок нормативних і фактичних витрат палива
Для автомобілів можливо враховувати базові норми витрат ПММ, а також норми витрат палива на спеціальні роботи.
Є облік коригуючих коефіцієнтів ПММ (складні умови роботи, температурні коефіцієнти, сезонні надбавки).
Всі алгоритми розрахунку нормативних витрат палива розроблені відповідно до наказу Міністерства транспорту України.
Заправки і зливи ПММ
Основні можливості:
- облік фактів зливів палива
- можливість проведення інвентаризації залишків палива в баках автомобілів
- облік заправок зі складу, за готівку, по пластиковій картці, за талонами, від постачальника
- можливість завантаження звітів процесингових центрів по деталізації заправок ПММ за пластиковими картами
- можливість порівняння завантажених заправок з чеками водіїв
Повну картину за рухом палива і ТР можна проаналізувати за допомогою різних звітів:
- Відомість руху ПММ
- Відомість приходу-витрати ПММ на ТЗ
- Заправки ПММ
- Порівняння заправок за пластиковими картками
Облік ремонтів і агрегатів
Основні можливості:
- облік заявок на ремонт
- облік планових ТО автомобілів і виконаних ремонтів у власній ремонтній зоні та в сторонніх автосервісах
- друк форми "Вимога-накладна" з документу "Ремонтний лист"
- облік агрегатів
- облік фактів встановлення і заміни шин, акумуляторів та іншої додаткової комплектації
Програма дозволяє детально проаналізувати інформацію по всім майбутнім і виконаним ТО і ремонтам транспорту за допомогою звітів: "Планування ТО", "Графік ТО".
Є звіти для аналізу всіх використаних при ремонтах витратних матеріалів і запчастин, є можливість скласти рейтинг автомобілів за витратами на ремонт.
У підсистемі "Облік агрегатів та іншої комплектації автомобілів" виконується облік шин, акумуляторів, а також аптечок, рацій та іншої додаткової комплектації автомобілів.
Облік агрегатів ведеться в розрізі кожного автомобіля, а шин – ще й в розрізі місць установки.
Для зручної роботи механіка в ремонтному листку передбачений майстер встановлення шин, який дозволяє швидко і наочно, використовуючи макети ТЗ, здійснювати такі операції:
- встановлювати, замінювати, знімати шини
- перевіряти інформацію щодо наявних на автомобілі шин
У програмі фіксується інформація про дату і місце установки кожної конкретної шини. На підставі даних за пробігом ТЗ програма розраховує поточний знос шин, встановлених в даний момент на автомобілі, що дозволяє заздалегідь спрогнозувати терміни їх заміни.
Облік ДТП і штрафів водіїв
У програмі ведеться облік дорожньо-транспортних пригод (ДТП).
Функціонал надає наступні можливості:
- облік і оформлення документів про ДТП
- облік даних за заподіяному збитку ТЗ, по страхових виплатах
- ведення статистики причин ДТП, характерах порушень ПДР
- ведення рейтингу водіїв-порушників
Звіти дозволяють проаналізувати причини аварійності, частоту участі в ДТП водіїв, порівняти суми виплат страхових компаній з витратами на відновний ремонт ТЗ.
У програмі також реалізовано облік штрафів, отриманих водіями.
Функціонал надає наступні можливості:
- друк форми згоди для утримання штрафів з заробітної плати
- зберігання фотографій порушень
- ведення рейтингу водіїв-порушників
- ведення аналітики за видами порушень ПДР
У відповідних документах заносяться дані про ТЗ та водія-порушника, характер порушення ПДР, суму штрафу і факт оплати штрафу.
Аналітичні звіти по штрафам дозволяють проаналізувати статистику щодо порушень ПДР, вивести рейтинг водіїв-порушників ПДР.
Складський облік запчастин і витратних матеріалів
Основні можливості:
- облік надходження та списання запчастин, палив, технічних рідин і витратних матеріалів на склад
- облік видачі запчастин і витратних матеріалів
- внутрішнє переміщення номенклатури між складами
- списання товарів на автомобіль
- можливість проведення інвентаризацій
- контроль актуальних залишків товарів на складах
Проаналізувати рух товарів на складах і залишки можна за допомогою різних звітів.
Облік роботи водіїв
Вирішуються основні завдання:
- облік виробітку та робочого часу водіїв
- нарахування заробітної плати за подорожніми листами
Функціональні можливості дозволяють:
- формувати, зберігати і друкувати індивідуальні графіки роботи водіїв на довільний період часу (місяць, рік і т.д.)
- формувати табеля обліку робочого часу
Відомості про нарахування виплат водіям фіксуються в документі "Нарахування зарплати".
Ці дані можуть використовуватися для розрахунку оподаткування та формування звітності, а також можуть бути вивантажені в програму "BAS Бухгалтерія".
